OpenDoc Society: Waarom ODF?

Toegankelijkheid

In 1890 gebruikte Herman Hollerith voor het eerst kartonnen kaartjes met gaten om informatie op te slaan. Tot in de jaren 80 van de vorige eeuw werd de ponskaart. gebruikt om gegevens op te slaan. Afhankelijk van het merk en het type ponskaart werden verschillende coderingen gebruikt.  Zelfs als ponskaarten vandaag de dag gelezen kunnen worden, zijn de gevens meestal nutteloos omdat onbekend is wat de context van de 80 of 90 tekens is: het kan een naam uit een database met patiënteninformatie zijn, maar net zo goed een enkele regel uit een boek.

Om informatie ook in de toekomst toegankelijk te houden, moet metadata in een bestand worden opgeslagen. Metadata is informatie over informatie. In een digitale foto wordt met metadata o.a. informatie over  datum, de belichtingstijd, het diafragma en het cameramerk vastgelegd. Maar het is ook mogelijk GPS-informatie op te slaan zodat later exact de locatie van de opname kan worden teruggevonden.

Metadata maakt informatie toegankelijk.

Maar metadata alleen is niet voldoende om een bestand ook in de toekomst zijn waarde te laten behouden. Er moet ook een bestandsformaat worden gebruikt dat door toekomstige software kan worden gelezen. Bestandsformaten veranderen als er nieuwe versies van de software komen, waardoor oude bestanden soms niet met recente  software kunnen worden geopend.

Nog veel grotere problemen ontstaan als de software in de praktijk niet meer te gebruiken is. Dat gebeurt als nieuwe generaties computers, opslagapparatuur en besturingssystemen niet compatible zijn met de oude software.

Zelfs als de fabrikant zegt dat software A met bestanden van software B kan werken, blijkt in de praktijk veel informatie, bijvoorbeeld opmaakinstructies, uit het oorspronkelijke bestand verloren te gaan.  Dat komt niet zelden doordat  fabrikanten de exacte specificaties van ‘hun‘ bestandsformaat niet publiceren. Er is dan spraken van een gesloten bestandsformaat. In sommige situaties is het ‘kraken‘ van zo’n gesloten bestandsformaat zelfs wettelijk verboden.

Dit alles maakt het moeilijk om over te stappen op andere software. Bedrijven en organisaties blijven daarom dikwijls te lang met oude programmatuur werken. Dat levert een gevaar op omdat de oude software niet meer door de leverancier ondersteund wordt en eventuele ‘gaten‘ in de beveiliging niet meer worden verholpen.

Met een open formaat, dat door iedere software-maker gebruikt kan worden, zijn de meeste van de hier beschreven problemen op te lossen. ODF is zo’n formaat. Sinds 11 november 2006 is ODF een door de ISO erkende open standaard (NEN-ISO/IEC 26300:2006). ODF is gebaseerd op XML en versie 1.2 ondersteunt metadata. Hierdoor is het  kinderlijk eenvoudig informatie tussen verschillende programma’s uit te wisselen, zowel nu als in de verre toekomst.

Michiel Leenaars en Ruud Vriens

Nederland Open in Verbinding

Op 17 september 2007 lanceerde staatssecretaris Heemskerk het actieplan “Nederland Open in Verbinding” voor het versnellen van het gebruik van open standaarden en open source software in de (semi-) publieke sector. Volgens dit plan moeten alle Rijksdiensten vanaf april 2008 het Open Document Format (ODF) ondersteunen. Per 1 januari 2009 moet ook de rest van alle overheden ODF gebruiken voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten. In grote lijnen wil de staatssecretaris met open standaarden

1. de communicatie tussen verschillende onderdelen van de ‘eOverheid’ verbeteren,
2. minder afhankelijk worden van leveranciers van hard- en software en
3. de innovatie en concurrentie bevorderen.

Het Kabinet ziet in open standaarden en open source software belangrijke sleutels voor een innovatieve en toekomstbestendige benadering van ICT-gebruik door de (semi-)publieke sector. Maar in het actieplan wordt ook erkend dat er niet altijd open standaarden beschikbaar zijn en dat het kan voorkomen dat een open standaard niet wordt ondersteund door de markt. Omdat nog lang niet alle software met ODF overweg kan, wordt door de staatssecretaris  een ‘comply-or-explain and commit’-strategie gevolgd. Hierbij is het gebruik van bestandsformaten die niet gebaseerd zijn op open standaarden niet verboden, mits precies kan worden uitgelegd waarom niet voor een open standaard wordt gekozen. Blijft die uitleg achterwege of is de uitleg niet (meer) steekhoudend, dan is men verplicht het ODF-bestandsformaat te gebruiken.

Microsoft Office wordt door de overheid (nog steeds) veel gebruikt, maar dit pakket kon tot de komst van Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) niet overweg met ODF. De oplossing voor dit probleem is afkomstig van SUN Microsystems, één van de promotors van ODF. Dit bedrijf heeft een  gratis plug-in uitgebracht waarmee Microsoft Office 2000 / Office XP / Office 2003 en Office  2007 toch ODF-bestanden kunnen openen en wegschrijven.Op deze manier is invoering van ODF binnen de overheid in een handomdraai te realiseren.

Open software

Behalve ODF, wil de overheid ook meer open source software gaan gebruiken. Voor kantoorapplicaties zoals tekstverwerking, spreadsheet, vectorgrafiek, en presentatie is goede open source software beschikbaar. Het bekendste open source office-pakket is OpenOffice.org (OOo) . Behalve software is OpenOffice.org ook  de naam van de organisatie die dit pakket verder ontwikkelt. Doordat iedereen kostenloos aan de ontwikkeling meewerkt is de software gratis.

Er zijn nog veel meer programma’s die ODF ondersteunen – sommige worden als open software uitgebracht, maar er zijn ook de nodige commerciële pakketten die prima met ODF overweg kunnen. Een overzicht is te vinden op  de website opendocumentfellowship.com/application

Grafimedia bedrijven

ODF zal voor grafimedia-bedrijven even onontkoombaar zijn als PDF dat 15 jaar geleden was. En net als bij de introductie van PDF zijn de grafimedia-bedrijven nauwelijks voorbereid op deze nieuwe ontwikkeling. De invoering van het werken met ODF is geen puur Nederlandse aangelegenheid want in heel Europa werken de overheden aan een masale overstap naar open standaarden. De kans dat vandaag of morgen een klant bestanden in ODF gaat aanleveren wordt daardoor alleen maar groter. Het goede nieuws is dat PDF tegenwoordig ook een open standaard is. Zo kunnen grafimedia-bedrijven de documenten in ieder geval nog afdrukken. Maar wie documenten voor de overheid wil gaan vormgeven, doet er verstandig aan zich snel in ODF te gaan verdiepen

Meer informatie

• Technische informatie over de open standaard ODF is te vinden op de website van OASIS: www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=office
• Meer informatie over de OpenDoc Society en de gratis plug-in voor Windows is te vinden op de website www.opendocsociety.org
• De OpenDoc Society heeft een handboek van 140 pagina’s gepubliceerd met diepgaande informatie over ODF: nl.opendocsociety.org/images/handboek/Handboek_ODF_20080118.pdf
• Het rapport Nederland Open in Verbinding kan worden gedownload vanaf de website van het Ministerie van Economische Zaken:www.minez.nl/dsresource?objectid=153181&type=PDF
• In heel Europa wordt gewerkt aan een toegankelijke eOverheid. Meer daarover is te lezen in het rapport European Interoperability Framework for Pan-European eGoverment Services: ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=19528

Binnenkort moet de gehele overheid met een nieuw bestandsformaat werken: ODF (Open Document Format). De meeste grafische bedrijven weten niet wat dit inhoudt.

Geen gerelateerde berichten.